Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. Die Arbeitszeit muss dokumentiert werden – und das möglichst genau. Doch wie sieht eine rechtssichere Erfassung aus? Welche Pflichten haben Unternehmen? Und was ist mit Excel oder Rundungen? In diesem Beitrag beantworten wir die häufigsten Fragen rund um das Thema Arbeitszeiterfassung.
Die minutengenaue Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende exakt erfasst werden – ohne Auf- oder Abrundung. Diese Form der Zeiterfassung sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass keine unbezahlte Arbeitszeit entsteht.
Kleine Rundungen – etwa auf 5 Minuten – sind grundsätzlich erlaubt, solange sie beidseitig erfolgen (z. B. beim Kommen und Gehen) und sich langfristig nicht zu Ungunsten der Mitarbeitenden summieren. Wichtig ist: Die Arbeitszeiterfassung darf nicht systematisch Arbeitszeit unterschlagen.
Rechtlich besteht kein eVerpflichtung, früher am Arbeitsplatz zu erscheinen – es sei denn, es ist im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Dennoch erwarten viele Arbeitgeber ein rechtzeitiges Erscheinen, um pünktlich mit der Arbeit zu beginnen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen und darf auch die Zeiterfassungsdaten kontrollieren. Ebenso können interne oder externe Prüfer, etwa von der Aufsichtsbehörde für Arbeitsschutz, bei Bedarf Einblick verlangen.
In der Regel wird die Arbeitszeiterfassung durch die Personalabteilung oder direkte Vorgesetzte geprüft. In bestimmten Fällen kann auch das Gewerbeaufsichtsamt oder das Zollamt Kontrollen durchführen.
Ja, eine Arbeitszeiterfassung mit Excel ist grundsätzlich erlaubt – sofern sie korrekt und vollständig geführt wird. Allerdings ist Excel fehleranfällig und bietet keine Sicherheitsfunktionen wie ein digitales Zeiterfassungssystem.
Überstunden müssen separat dokumentiert werden – am besten mit Beginn, Ende und dem Grund der Mehrarbeit. Wichtig ist, dass sie nicht pauschal abgegolten werden, sofern keine entsprechende Regelung im Vertrag steht.
Ein Arbeitszeitkonto ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber sinnvoll sein – insbesondere bei Gleitzeit oder projektbasiertem Arbeiten. Es hilft, Überstunden transparent zu verwalten und ggf. auszugleichen.
Nein, es besteht keine gesetzliche Pflicht, ein Arbeitszeitkonto zu führen. Pflicht ist jedoch die Erfassung der täglichen Arbeitszeit, insbesondere für Nicht-Führungskräfte.
Führungskräfte, die ihre Arbeitszeit selbstständig einteilen können, sind laut § 18 ArbZG von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen. Aber: Die Ausnahmen gelten eng – bei Unsicherheit ist eine Dokumentation empfehlenswert.
In einigen Unternehmen kursieren veraltete oder irreführende Vorgaben, wonach Überstunden nicht aufgeschrieben werden sollen. Das ist nicht rechtskonform. Jede geleistete Arbeitsstunde muss erfasst werden – andernfalls drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen für Arbeitgeber.
Die korrekte Arbeitszeiterfassung ist heute wichtiger denn je. Sie schützt nicht nur Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen, sondern auch Mitarbeitende vor unbezahlter Mehrarbeit. Ob digital oder analog – entscheidend ist, dass die Zeiterfassung transparent, vollständig und gesetzeskonform erfolgt.
Tipp: Sie suchen nach einer professionellen Lösung zur Zeiterfassung? Wir beraten Sie gern zu unseren digitalen Tools für eine rechtssichere und effiziente Arbeitszeiterfassung!
